Zielsetzung: Transparenz auf Knopfdruck
Wie ist das „Gremium X“ besetzt? In welchen Funktionen ist die „Person Y“ für die DGK aktiv? Die Datenbank beantwortet diese Fragen zentral. Sie erfasst alle Personen und Ämter jenseits der klassischen Wahlämter, einschließlich der Vertretungen der DGK in anderen Fachgesellschaften.
Bei der Konzeption der Gremien-Datenbank standen Flexibilität und Datensicherheit im Fokus. Das System wurde so geplant, dass es auch Sonderfälle abbilden kann und ermöglicht allen Abteilungen die zeitgleiche Bearbeitung. Ziel ist eine zyklische Überprüfung aller Gremien und ein strukturierter personeller Austausch, ohne die Arbeitsfähigkeit der Gremien selbst, Geschäftsstelle oder die Expertise bei speziellen „Nischenthemen“ zu gefährden.
Von der Datenbank zur Strukturreform
Nach einer Testphase und anschließenden Anpassungsarbeiten, damit die Handhabung auch bei großen Datenmengen (mehr als 2.000 einzelne Datensätze und mehr als 90 einzelne Gremien) praktikabel bleibt, begannen die Mitarbeitenden der Geschäftsstelle, die Datenbank zu befüllen. Dabei wurde eine weitere Herausforderung deutlich. Es fehlte an einheitlichen Definitionen für die verschiedenen Gremienformen sowie an einer klaren Abgrenzung von Rechten und Pflichten. Dies führte dazu, dass unterschiedliche Gruppen teils redundant an identischen Themen arbeiteten.
Im Dezember 2024 stellte die Geschäftsstelle dem Vorstand die bisher erarbeiteten Punkte und Problemstellungen vor und bat um Unterstützung durch ein Expertengremium.
Es wurde die Task Force Gremien-Datenbank (TF Gremien-DB), bestehend aus Frau Prof. Streckfuß-Bömeke, Frau Prof. Hinkel, Herr Prof. Laufs, Herr Dr. Smetak, Herr Dr. Papoutsis und Katharine Chlench, gegründet und mit folgenden Aufgaben betraut:
- Definition einheitlicher Gremienformen sowie deren Rechte und Pflichten
- Erarbeitung von Konsolidierungsvorschlägen zur Nutzung von Synergien
- Überführung von einzelnen Gremien in passgenaue Strukturen
- Entwicklung eines Konzepts für den geregelten Austausch-Turnus
Die Vorschläge der Task Force: Nachvollziehbar und praktikabel
Im April 2025 verabschiedete der Vorstand die von der Task Force erarbeiteten Grundsätze. Im Zentrum steht die Sichtbarkeit: Wer übernimmt welche Aufgabe in welchem Zeitraum?
Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
- Rollierendes Prinzip: Für die Leitung wird, wenn in der Gremienform notwendig, ein Rotationsmodell (Stellvertretung – Leitung – ggfs. Past-Leitung) angestrebt.
- Befristung: Bereits bei der Einrichtung werden die Laufzeit des Gremiums und die Amtszeiten der Mitglieder festgelegt.
- Transparente Wahlen: Wahlen erfolgen grundsätzlich geheim und schriftlich; idealerweise stehen pro Position zwei Personen zur Auswahl.
- Berichtswesen: Ein standardisiertes Berichtswesen dient als Basis für die Verlängerung oder Anpassung von Gremienaufträgen.
- Wissenstransfer: Ein gestaffelter Austausch der Mitglieder, hälftig, wie bei Kommissionen, stellt sicher, dass Expertise erhalten bleibt, während gleichzeitig Raum für neue Impulse entsteht. Dabei ist eine Wiederwahl bzw. Wiederbenennung von Personen grundsätzlich möglich.
Ein Entscheidungsbaum für klare Zuständigkeiten und Definitionen
Anschließend beschäftigte sich die TF Gremien-DB mit der Frage, wie man die einzelnen Gruppen per Definition möglichst trennscharf voneinander unterscheiden kann. In der Diskussion wurde jedoch klar, dass ein Mittelweg zwischen detaillierter Definition und Praktikabilität gefunden werden musste. Und wie so häufig musste auch der Raum für Ausnahmen bedacht werden.
Die Geschäftsstelle entwickelte deshalb einen Entscheidungsbaum, um mit Leitfragen die Unterschiede herauszuarbeiten:
- Ist das Thema spezifisch oder übergeordnet?
- Ist die Laufzeit kurz- oder langfristig geplant?
- Besteht die Gruppe nur aus DGK-Mitgliedern oder werden Externe einbezogen?
- Soll die Gruppe wissenschaftliche Sitzungen auf Kongressen gestalten?
Umsetzung und Ausblick
In der Mai-Sitzung des Vorstands wurden die Definitionen für die Gremienformen offiziell verabschiedet. Zudem wurden die satzungsrelevanten Empfehlungen, die die Task Force Gremiendatenbank erarbeitet hatte, an die Task Force Satzungsänderung weitergegeben.
Im Juni folgte die Detailplanung: Welche Gremien werden zusammengeführt, welche aufgelöst? Parallel begann die Geschäftsstelle nun damit, Geschäftsordnungen zu erstellen.
Den letzten Arbeitsschritt der Task Force Gremien-DB bildete im September 2025 eine Priorisierungsliste für den personellen Wechsel. Dabei wurde sensibel abgewogen, wo ein Austausch dringend nötig ist und wo der Zeitpunkt so gewählt werden muss, dass laufende Projekte nicht verzögert werden. Die Task Force hatte damit über ein Jahr daran gearbeitet, die komplexen Strukturen der DGK zu erfassen und die Überfügung in ein transparentes System vorzubereiten.
Innovation durch Veränderung
„Never change a running system“? Wer Veränderung scheut, verhindert auch Innovation.
Die Kardiologie entwickelt sich rasant weiter – die DGK wächst mit ihr. Um dieser Dynamik gerecht zu werden, müssen Kräfte gebündelt und Prozesse nachvollziehbar gestaltet werden.
Da die ehrenamtliche Arbeit nicht pausieren kann, erfolgt die Umstellung schrittweise über die nächsten Jahre, um diese sorgfältig geplanten Strukturveränderungen erfolgreich umzusetzen.
Seit Oktober 2025 läuft die aktive Umsetzung: Themenverwandte Gremien werden fusioniert, obsolete Gruppen aufgelöst. Ebenso werden Personalvorschläge gesammelt und mit dem Vorstand diskutiert. Parallel dazu werden die Geschäftsordnungen in Absprache mit dem Vorstand und den betroffenen Gruppen erstellt. Darüber hinaus bereitet sich die Geschäftsstelle intern auf die Neuerungen vor, um bei Rückfragen oder unvorhergesehenen Herausforderungen schnell und kompetent antworten zu können sowie die Infrastruktur anzupassen und bereitzustellen.
Alle Neuerungen und Regelungen werden schließlich auf herzmedizin.de bereitgestellt, um die neuen Strukturen nach innen und außen nachvollziehbar zu machen.
So schafft die DGK ein stabiles, aber hochflexibles Fundament für die Zukunft.
